尊敬的全体师生：

为了进一步提升会议室的使用效率，优化会议室管理流程，提供更加便捷、高效的服务，学院决定于2024年11月29日正式启用全新的会议室管理系统，届时将使用个人绑定的校园卡开启会议室门禁，不再借用公共门卡。现将相关事宜通知如下：

一、系统概述

新会议室预约管理系统是一个集会议室预约、审批、使用记录及统计分析等功能于一体的智能化管理平台。为确保会议室使用的规范性和安全性，本次启用的会议室预约管理系统与师生一网通办账号信息绑定；用户需在连接校园网环境下，使用个人校园账号密码登录系统进行预约、使用校园卡进行开门等操作。

注：教职工账户信息已导入系统，可直接使用学校一网通办账户进行登录。学生请先在系统注册，审核通过后方可进行预约；

二、启用安排

1. 请每个课题组或老师指定1人负责会议室预约事宜，并于11月28日前完成新系统账号注册（链接：/index.html）。

2. 11月29日正式启用新的门禁系统，届时以29日前旧系统预约信息为准，已预约的会议室信息由管理员添加至新系统，随后以新系统预约信息为准。

三、系统使用方法（具体见附件1）

登录系统：用户需通过指定链接进入会议室管理系统登录页面（/index.html），使用校园卡账号和密码进行登录。

预约会议室：登录后，用户可以在系统中查看会议室的使用情况，选择适合自己的时间段进行预约。预约时需填写会议主题等相关信息。

审批流程：部分会议室需要审批通过后，用户方可打开门禁。用户提交预约申请后，管理员将进行审核。

使用会议室：在预约的时间段内，用户可提前携带校园卡开启门禁、也可扫码开门等。系统将自动记录用户的使用时间，作为后续管理和统计分析的依据。

四、注意事项

1. 请各位教职工及学生务必妥善保管好自己的账号和密码，避免信息泄露和不当使用。

2. 严格按照预约时间段使用会议室，避免超时占用或提前离场等情况的发生。

3. 对于无故占用会议室，造成资源浪费；不按照规定打扫会议室卫生等情况，将进行扣分处理，情节严重者将取消其会议室预约使用资格。

4. 如有任何疑问或需要帮助，请及时联系学院党政办公室系统管理员进行咨询和解答。

     附件1.威廉希尔体育app官网会议室预约操作步骤.docx